Вакансия: Административный помощник

Обязанности:

  • Создавать и постоянно обновлять удобную систему хранения данных (включая электронные системы). Гарантировать правильность хранимой информации, для чего требуется сравнения, подтверждение достоверности и последовательная проверка данных, предоставленных другими.
  • Находить, записывать и анализировать данные из различных источников, необходимых для подготовки требуемых отчетов. Собирать и объединять статистические данные для составления и/или обновления отчетов для отдела или других отделов. Проводить общий или специальный деловой анализ
  • По требованию оказывать административную поддержку: машинопись, делопроизводство, организация поездок, и т.д. для обеспечения обмена информацией внутри и за пределами отдела. Изучать методы организации офисной работы для улучшения рабочего процесса, упрощения отчетности, определять способы снижения затрат и применять их на практике. При необходимости выступать представителем отдела по внутренним организационным вопросам: ежемесячно подготавливать табель учета рабочего времени, вести список посетителей, распределять канцелярские товары.
  • Отвечать на запросы о предоставлении информации, которые требуют поиска отдельных элементов в различных источниках, и подготавливать необходимую корреспонденцию или отчет.
  • Поддерживать взаимодействие внутри отдела, а также с другими функциями/отделами компании ФМ, включая штаб-квартиры в Москве и Лозанне и внешние организации для быстрого, эффективного и надлежащего обеспечения информацией, взаимодействия и документооборота.
  • Подготавливать и редактировать технические или относящиеся к бизнесу презентации и передавать документы для проверки и окончательного утверждения. Осуществлять перевод технических документов или документов, относящихся к деятельности компании, по запросам осуществлять функцию переводчика.
  • Координировать необходимые организационные вопросы внутренних и внешних собраний и собирать необходимый материал для проведения собраний/конференций, по собственному усмотрению, а также руководствуясь инструкциями, полученными от управляющего. По требованию посещать и вести протокол собраний.
  • Выполнять другие дополнительные задачи, если это необходимо, и участвовать в различных проектах отдела, внося свой вклад в решение общих задач отдела.

 

Требования:

  • Высшее образование;
  • Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;
  • Отличные знания компьютера (Microsoft Office – Word, Excel и Power Point);
  • Опыт работы в системе SAP будет являться преимуществом;
  • Хорошее знание основ делопроизводства;
  • Высокий уровень грамотности русского языка;
  • Знание английского языка – устного и письменного – на уровне Advanced.

Подробности на сайте компании

Наверх